Pengetahuan Bisnis

03.26 | Label: Materi Kuliah

Manajemen Perusahaan

TUJUAN PERUSAHAAN
PERENCANAAN
PENGORGANISASIAN
PRINSIP-PRINSIP PENGORGANISASIAN
DISAIN ORGANISASI
PENGARAHAN
PENGKOORDINASIAN

8. PENGENDALIAN

1.TUJUAN PELAYANAN PRIMER

- Tujuan Organisatoris

- Tujuan Operasional

2. Tujuan Pelayanan Kolateral

- Tujuan Pribadi

- Tujuan Sosial

3. Tujuan Pelayanan Sekunder.

TUJUAN PELAYANAN PRIMER

è Tujuan Pelayanan Primer – tujuan primer perusahaan adalah pembuatan barang/jasa yang dijual untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Jadi tujuan primer ini lebih banyak dipengaruhi oleh konsumen/pasar yang dilayani.

è Tujuan Pelayanan Primer ini dapat dikaji dari sudut bagian organisasi seperti : devisi, bagian/seksi yang sering disebut unit organisasi. Masing-masing unit ini akan memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan perusahaan.

è Tujuan Organisatoris – nilai-nilai yang harus disumbangkan oleh masing-masing atau kelompok individu yang berada pada bagian yang bersang-kutan. Sedangkan Tujuan Operasional merupakan nilai-nilai yang disum-bangkan oleh masing-masing tahap dalam suatu unit prosedur kerja secara keseluruhan.

TUJUAN PELAYANAN KOLATERAL

q- Tujuan Kolateral – tujuan individu atau kelompok, berbeda tujuan primer.

q Tujuan Kolateral dibedakan menjadi : Tujuan Kolateral Pribadi dan Tujuan Kolateral Sosial.

q TKP – nilai-nilai yang ingin dicapai individu atau kelompok individu dalam perusahaan, mis; Manajer ingin gaji, bonus, jaminan2 lain, kalau Karyawan ingin upah, gaji, Pemegang saham ingin deviden, dsb.

q TKS – nilai-nilai ekonomi yang lebih luas/umum yang diperlukan bagi kesejahteraan masyarakat dan yang dapat secara langsung dihasilkan dari kegiatan perusahaan. TKS bisa juga disebut tujuan ekonomis >< Tujuan non ekonomis, mis; status, prestise, ingin lebih maju, hubungan sosial dll.

TUJUAN KOLATERAL PRIBADI
DILIHAT DARI TUJUAN EKONOMIS

TUJUAN PELAYANAN SEKUNDER

Tujuan ini merupakan nilai-nilai yang diperlukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan primer : Contoh ;

Bagian Pemeliharaan dari suatu pabrik sebenarnya tidak mem-berikan sumbangan secara langsung terhadap penciptaan, dis-tribusi atau pembelanjaan barang/jasa, tetapi mempermudah pekerjaan fungsi-fungsi tersebut.
Bagian Staf juga menyumbangkan tujuan sekunder, dengan memberikan ide-ide kepada bagian operasi dalam organisasi perusahaan.
Staf Hukum dengan memberikan nasehat-nasehat hukum.

Manajemen terdiri atas kegiatan-kegiatan perencanaan, pengor-ganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sa-saran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Manajemen menggunakan metode ilmiah dan seni dalam setiap pendekatan atau penyelesaian masalah, urutan kegiatan :

Mengetahui adanya persoalan – masalah
Mendefinisikan persoalan
Mengumpulkan fakta, data dan informasi
Menyusun alternatif penyelesaian
Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif
Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut.

Manajemen Puncak

Mereka yang menduduki level ini bertugas membuat rencana-rencana strategis dan berjangka panjang, menetapkan tujuan perusahaan, misi dan strategi yang akan digunakan. Juga dapat mengembankan semua perencanaan yang telah dibuat sekaligus mengadakan hubungan dengan pihak luar perusa-haan (pemerintah, relasi, dsb).
Keterampilan yang harus dimiliki adalah keterampilan konseptu-al yaitu keterampilan untuk mengkoordinasikan semua kepentingan dalam kegiatan organisasi, mencakup kemampuan manajer untuk melihat organisasi secara kese-luruhan, memahami bagaimana bagian-bagiannya saling tergantung dan mengantisipasi bagaimana perubahan yang muncul.

Manajemen menengah

v Manajer level menengah berfungsi mentransfer rencana-rencana, misi dan tujuan yang dibuat oleh manajemen puncak ke dalam program-program yang lebih spesifik. Manajemen menengah ikut membantu manajemen puncak dalam pencapaian tujuan organisasi serta bertanggung jawab terhadap kinerja para mandor/supervisi dalam pencapaian tujuan.

v Keterampilan yang harus dimiliki adalah keterampilan manu-siawi yaitu kemampuan untuk dapat bekerjasama dengan orang lain, memahami dan memotivasi orang lain baik secara individual maupun kelompok.

v Para Mandor/Supervisi disini membawahi langsung para pekerja dan bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas mere-ka. Manajemen ini juga mengadakan pengambilan keputusan seperti halnya level manajemen atas, mis; bagaimana rencana rencana itu dikomunikasikan, bagaimana memberi motivasi kerja karyawan dan penetapan kotraprestasi yang layak diteri-ma karyawan.

v Keterampilan yang harus dimiliki adalah keterampilan teknis yaitu kemampuan untuk menggunakan alat-alat, teknis dan prosedur suatu bidang khusus, seperti halnya dokter bedah, penari, penerbang, pemrograman, komputer dsb.

Fungsi ini merupakan langkah awal dari fungsi manajemen yang lain. Dengan Perencanaan semua kegiatan akan mempu-nyai suatu pedoman pelaksanaan kerja.
Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk :

Sasaran – harus ada sasaran/tujuan yang hendak dicapai. Mis; akan mengadakan pengurangan biaya produksi sebanyak 6% dalam waktu dua tahun, atau mengurangi kerusakan barang sebanyak 8%.
Kebijakan – ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan mis; merancang pakaian berselera tinggi saja, atau hanya kelas menengah saja, dsb.
Strategi – merupakan program yang luas untuk mencapai tu-juan yang ditetapkan, yaitu bagaimana perusahaan akan me-laksanakan misinya. Suatu strategi akan menetapkan arah yang terjadi dari berbagai tujuan dan membimbing pengguna-an sumber daya diperlukan. Ketepatan waktu pelaksanaan perlu diperhatikan dalam strategi ini.
4. Prosedur – merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalan-kan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
5. Aturan – merupakan bagian dari prosedur merupakan tindak-an yang spesifik. Beberapa aturan sejenis dapat menjadi prosedur.
6. Program – merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan budget.
Dapat memberikan arah dari arti tujuan bagi perusahaan
Dapat ditentukan suatu pedoman sebagai standar/ukuran untuk mengurangi ketidak pastian serta perubahan.
Untuk mengukur berhasil apa tidaknya suatu pekerjaan, se-hingga mempermudah pengawasan.
Membantu memperkirakan peluang dimasa mendatang, dan dapat meminimumkan resiko-resiko dan memperkirakan peluang yang dapat dijangkau.
Dengan perencanaan akan timbul efisiensi sehingga penge-luaran biaya dapat ditekan.

Perencanaan Strategis merupakan suatu rumusan proses pe-rencanaan berjangka panjang yang digunakan untuk menentu-kan dan mencapai sasaran organisasi. Sifat-sifat Perencanaan Strategis :

Menyangkut kurun waktu yang panjang
Menyangkut persoalan dasar organisasi
Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan manajerial sehari-hari
Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan
Pada umumnya perencanaan strategis merupakan kegiatan manajemen puncak.

Menentukan sasaran organisasi
Mengadakan pemahaman terhadap sasaran dan strategi yang telah ada
Malakukan analisis sumber daya :

Menyusun profil sumber daya
Menentukan syarat kunci tentang sumber daya yang diper-lukan
Membandingkan sumber daya dengan syarat kunci

Mengadakan analisis linkungan
Mengenali kesempatan dan ancaman strategis
Menentukan sejauhmana strategi yang sudah ada perlu diru-bah

Melakukan pengambilan keputusan strategis, yang meliputi :

Penyusunan alternatif strategis
Penilaian alternatif strategis
Pemilihan alternatif strategis

Pelaksanaan rencana strategis
Evaluasi penerapan rencana strategis

HAMBATAN-HAMBATAN DALAM PERENCANAAN

• Hambatan dari pihak manajer (Takut gagal, kurang adanya pe-ngetahuan tentang organisasi, kurang memahami lingkungan, kurang percaya bahwa organisasi mampu mencapai sasaran)

• Hambatan dari pihak pelaksana (enggan untuk menerima peru-bahan, perubahan tidak memberikan untung langsung)

Fungsi Pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses pen-ciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat berman-faat serta terarah pada satu tujuan.

Dalam Organisasi terdapat hubungan informal/formal.
Hubungan informal menyangkut hubungan manusiawi, di luar dinas atau bersifat tidak resmi. Sedangkan hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang disengaja secara resmi (ke-dinasan).
Ada 3 hubungan dasar dalam hubungan formal :

1. Tanggung jawab. 2. Wewenang. 3. Pertanggungjawaban

Tanggung jawab – hal ini merupakan kewajiban individu un-tuk melaksanakan tugas-tugasnya. Biasanya diarahkan pada spesialisasi bekerja.
Wewenang – maksudnya adalah hak untuk mengambil kepu-tusan mengenai apa yang harus dijalankan oleh seseorang yang merupakan hak untuk meminta kepada orang lain me-lakukan sesuatu. Sebaiknya wewenang harus seimbang de-ngan tanggungjawab yang dipikulnya.
Pertanggungjawaban – disini pertanggungjawaban berupa laporan hasil kerja dari bawahan kepada yang berwenang (atasan).

Prinsip- prinsip pengorganisasian

q Pembagian Kerja – prinsip ini menyatakan bahwa, tugas atau pekerjaan itu akan lebih efisien jika pekerjaan itu terspesiali-sasi, tugas yang besar dipecah-pecah menjadi tugas kecil-kecil.

q Kesatuan Perintah – prinsip ini menghendaki pekerja hanya bertanggungjawab terhadap satu penyelia (supervisi). Hanya ada satu kesatuan perintah dan tanggungjawab.

q Prinsip Skalar – prinsip ini menyatakan bahwa otoritas dan pertanggungjawaban harus mengalir dengan baik tanpa ham-batan dari level puncak sampai level lini pertama.

q Rentang Kendali (span of control) – batas jumlah bawahan yang dapat diawasi dan bawahan yang melapor ke atasan.

Desain Organisasi

Sistem Sentralisasi – dengan sistem ini wewenang dan peng-endalian dipegang sepenuhnya di pusat atau oleh manajemen puncak. Disini sedikit sekali ada delegasi wewenang. Salah satu keunggulan dengan sistem ini, pengendalian menjadi lebih efektif, pengamabilan keputusan lebih cepat. Kerugiannya, beban kerja manajemen puncak semakin besar dengan majunya organisasi, informasi sering lambat.
Sistem Desentralisasi – pada sistem ini muncul upaya-upaya yang sistematik untuk mendelegasikan ke tingkat yang lebih bawah semua wewenang, kecuali yang harus dilaksanakan pada tingkat manajemen puncak. Keunggulannya, dapat meng-urangi birokrasi yang rumit, dapat mengurangi beban kerja. Kerugiannya, memerlukan tenaga yg profesional dalam menerima delegasi, harus berani menanggung resiko jika terjadi kerugian atau salah dalam mengambil keputusan.

Pengarahan

Pengarahan adalah tindakan untuk mrngusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentu-kan kearah tercapainya tujuan.
Disini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomuni-kasi, memberikan petunjuk/nasehat, berfikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas serta memberikan stimulasi kepada para karyawan.
Pengarahan ini banyak menyangkut masalah pemberian moti-vasi kepada para anggota organisasi, kepemimpinan serta pe-ngembangan komunikasi.

Pengembangan komunikasi

Komunikasi merupakan kegiatan untuk saling memberi kete-rangan dan ide secara timbal-balik, yang diperlukan dalam se-tiap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam hal ini terdapat 3 macam komunkasi :

Down ward Communication – komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan bisa, instruksi/petunjuk, keterangan umum, perintah, teguran dan pujian.
Up ward Communication – ini komunikasi dari bawahan kepada atasan, bisa laporan2, keluhan, atau saran-saran.
Horizontal Communication – komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi, dapat berupa peme-riksaan ulang berturut-turut untuk memperoleh persetujuan serta pemeriksaan ulang secara bersama untuk memperoleh persetujuan.

Pengkoordinasian

Koordinasi – proses pengintegrasian tujuan dan aktivitas unit-unit yang terpisah (departemen/bidang fungsional) dalam suatu pperusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetap-kan.
Dalam pengkoordinasian diupayakan adanya keselarasan akti-vitas-aktivitas pada satuan organisasi atau keselarasan di an-tara pejabantnya.
Penerapan prinsip-prinsip koordinasi pada setiap anggota :

Harus tejalin hubungan antar anggota organisasi, baik verti-kal/horizontal.
Harus dipupuk prinsip kerjasama antar anggota organisasi agar diperoleh adanya informasi timbal balik.

Pengendalian – merupakan aktivitas untuk menemukan, me-ngoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan.

Pengendalian

Langkah-langkah dalam proses pengendalian :

Menetapkan standar dan metode untuk mengukur prestasi
Mengukur prestasi kerja – ini harus dilakukan terus menerus berkesinambungan, frekuensinya tergantung jenis aktivitas
Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
Mengambil tindakan korektif – apabila terjadi penyimpangan dari apa yang menjadi standar.